PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN
A. Pengertian Administrasi
Menurut Prajudi Atmosudirdjo (Lembaga
Administrasi Negara), membedakan administrasi dalam 2 pengertian, yaitu :
1. Administrasi Dalam
Pengertian Sempit
Dalam pengertian sempit di sini dimaksudkan
ditinjau dari lingkup kerja yang sempit yaitu hanya berkisar pada kegiatan tata
usaha kantor (office work) seperti : tulis menulis, pengetikan surat menyurat
(termasuk menggunakan kompuer), agenda, kearsipan, pembukuan dan lain
sebagainya.
2. Administrasi Dalam
Pengertian Luas
Dalam pengertian luas
administrasi dapat dibedakan dalam 3 perspektif, yaitu :
a. Proses
Ditinjau dari sudut proses, maka administrasi merupakan
keseluruhan proses, mulai dari proses pemikiran, proses perencanaan, proses
pengaturan, proses penggerakan, proses pengawasan sampai dengan pencapaian
tujuan. Untuk mencapai suatu tujuan orang harus memikirkan dahulu apa yang akan
dicapai dan bagaimana cara mencapainya serta sarana dan prasana apa yang
digunakan untuk mencapai tujuan tersebut serta kemampuan seseorang untuk
menjalankannya. Sebagai contoh
1. Seseorang akan bepergian dari Jakarta ke
Jayapura, maka orang tersebut sudah punya tujuan mengapa dia ke Jayapura,
kemudian bagaimana caranya ?,
2. Apakah menggunakan kapal laut atau pesawat
udara, lalu tersediakah biaya untuk itu dan yang tidak kalah penting adalah
mampukah orang itu untuk mengadakan perjalanan sejauh itu ?
b. Fungsi atau Tugas
Ditinjau dari sudut fungsi atau tugas
administrasi berarti keseluruhan tindakan (aktivitas) yang harus dilakukan oleh
seseorang yang berkedudukan sebagai “administrator” ( memegang jabatan dalam
manajemen suatu organisasi). Dalam setiap organisasi atau instansi sudah tentu
ada orang-orang yang menjalankan administrasi, misalnya :
1.Orang-orang yang
melaksanakan tugas kepemimpinan (pemimpin);
2.Orang-orang yang
melaksanakan tugas perencanaan (perencana);
3.Orang-orang yang
melaksanakan tugas pengawasan /kontrol (pengawas);
4.Orang-orang yang
mengorganisir (organisator), dan lain sebagainya.
c. Kepranataan (Institusi)
Ditinjau dari kepranataan (institusi), maka tinjauan
administrasi adalah melihat kegiatan dalam suatu lembaga melakukan aktivitas
tertentu, misalnya: Lembaga perbankan, maka ada orang-orang yang melakukan
kegiatan perbankan dalam lembaga itu; Kantor Pos, maka ada ora g-orang yang
melakukan kegiatan pelayanan pos (surat menyurat, pengiriman barang, dan lain
lain); kantor pajak, kantor kepolisian, kantor departemen –departemen, non
departemen dan lain sebagainya. Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa
administrasi mempunyai pengertian:”Aktivitas-aktivitas untuk mencapai tujuan”
atau “proses penyelenggaraan kerja untuk mencapai tujuan”.
B. Pengertian Kantor
Seperti yang
disebutkan di muka bahwa kantor adalah bagian dari organisasi yang menjadi
pusat kegiatan administrasi dan tempat pengendalian kegiatan informasi. Lebih
lanjut lagi dapat disebutkan bahwa kantor adalah pusat pengelolaan data dan
keterangan serta tempat konsentrasi pimpinan dan para staf personil (pegawai)
melakukan aktivitas manajemen. Apabila memperhatikan definisi-definisi di atas
pengertian kantor ditinjau dari dua segi, yaitu:
1.
Dari segi fisik
Kantor dilihat dari bentuk luar atau gedung yang bersifat
statis, yaitu suatu tempat penyelenggaraan kegiatan-kegiatan manajemen.
Misalnya, pemeliharaan warkat (records keeping) dan pengurus informasi
(information handling).
2. Dari segi
aktivitas
Kantor dilihat dari kegiatannya yang bersifat dinamis, yakin
adanya pembagian pekerjaan di antara mereka yang bekerja sama untuk mencapai
tujuan tersebut.
C. Ciri-Ciri Kantor
1. Alat penyambung
pancaindera dan ingatan pimpinan.
2. Membantu pimpinan merumuskan pekerjaan, penyederhanaan sistem
manajemen, metode kerja, mencapai
efisiensi dalam pekerjaan tata usaha.
D. Unsur-Unsur Kantor
1. Gedung, terdiri
dari bangunan, ruangan dan perlengkapan gedung
2. Equipment, terdiri dari mesin-mesin kantor dan perabotperabot
kantor.3. Personil, yaitu semua orangyang terkait dalam organisasi kantor,
mulai dari pesuruh sampai pimpinan.
E. RUANG LINGKUP ADMINISTRASI KANTOR
1. Aktivitas Kantor
Aktivitas manajemen kantor sangat luas dan antara berbagai
bentuk badan usaha tidak sama. Hal ini dipengaruhi oleh luasnya tujuan dari
masing- masing badan usaha. Semakin luas tujuan yang akan dicapai, semakin luas
pula aktivitas manajemen perkantorannya, disamping dipengaruhi oleh faktor
luasnya tujuan yang hendak dicapai. Aktivitas manajemen kantor juga dipengaruhi
oleh belu adanya suatu keseragaman dan kesepakatan antara para ahli, tentang
aktivitas apa saja yang harus menjadi fungsi seorang manajer kantor. Aktivitas
pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari aktivitas-aktivitas yang berhubungan
dengan.
a. Perencanaan
Perkantoran (Office Planning), meliputi perencanaan tentang:
1) Perencanaan gedung, yang meliputi: letak gedung dan bentuk
gedung
2) Tata suara
3) Tata warna
4) Tata ruang kantor
5) Ventilasi
6) Penerangan/cahaya
7) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
8) Perlengkapan perabotan kantor dan peralatan kantor
9) Anggaran (Budgeting) perkantoran
b.
Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)
Pengorganisasian menghubungkan berbagai macam fungsi suatu
organisasi serta orang atau pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi
organisasi tsb.
c. Pengawasan
Perkantoran
Objek pengawasan dalam bidang manajemen perkantoran meliputi:
1) Kualitas pekerjaan kantor
2) Waktu pekerjaan kantor
3) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor.
4) Biaya perkantoran
5) Alat perlengkapan dan perabotan kantor
6) Pelayanan kantor
7) Pengawasan dokumentasi.
2. Ruang perkantoran (Office Space) Seperti yang disusun oleh Charles Libbey
adalah sebagai berikut :
Ruang perkantoran meliputi Perkiraan kebutuhan ruang; Pemanasan
dan peredaran udara; Pendinginan udara; Pantulan suara; Lukisan; Fasilitas
kebersihan; Ruang pertemuan; faktor keselamatan; Pemindahan kantor;
Perubahan-perubahan; Pemeliharaan.
1. Komunikasi (Communication)
Komunikasi meliputi Pengiriman surat; Pelayanan pesuruh;
Telepon; Susunan kabel; Sistem telepon antar kantor; Papan pengumumman;
Pelayanan terima tamu.
2. Kepegawaian Perkantoran (Office Personnel)
Kepegawaian Perkantoran
meliputi Pemilihan; Perkenalan; Latihan; Pengujian;Kenaikan pangkat; Pergantian; sistem saran;
Keterlambatan; Wawancara pemberhentian; Fasilitas ruang; Semangat kerjasama dan
Disiplin.
3. Perabotan dan Perlengkapan (Furniture and
Equipment)
Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary)
4. Peralatan dan Mesin (Appliances and Machines)
Peralatan dan Mesin meliputi Mesintik; Mesin hitung;
Perlengkapan kirim surat; dan lain-lain perkantoran; Perlengkapan kebersihan;
Pemeliharaan dan perbaikan; Penilaian peralatan dan mesin baru.
5. Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and
Stationary)
Perbekalan dan keperluan tulis meliputi Barang-barang keperluan
tulis; Kertas surat; Formulir; Perbekalan kebersihan; perbekalan penggandaan;
Penilaian perbekalan Barang.
6. Metode
Metode meliputi pengolahan bahan keterangan; Penyelidikan
perkantoran; Pengukuran hasil kerja tulis; Penjadwalan prosedur rutin.
7. Warkat (Records)
Warkat meliputi pengkoordinasian formulir; Perancangan formulir;
Pelayanan surat- menyurat; pola surat; Peninjauan surat-menyurat; Pusat
pengetikan; (Typing rools); Metode pelaporan; Jadwal penyimpanan; Praktek
kearsipan dan penyimpanan.
8. Kontrol Pimpinan Pelaksana (Executive Controls)
Kontrol pimpinan pelaksana meliputi Perencanaan organisasi;
Pemusatan atau pemencaran pelayanan; perencanaan anggaran; Perkiraan
(Forecasting); Pedoman petunjuk kerja; Latihan pemindahan tugas; dan Analisis
tugas pekerjaan.
F. Tujuan Manajemen Perkantoran
Dalam proses
manajemen, sasaran yang dituju adalah tercapainya tujuan secara efisien. Yang
dimaksud efisien disini adalah memenuhi persyaratan baik ditinjau dari segi
ekonomis, teknis, dan psikologis. Ekonomis bukan berarti murah dari segi biaya,
tetapi pantas dan sesuai. Misalnya kita pergi memancing ikan dengan tujuan
mendapatkan ikan kakap. Dalam proses mencapai tujuan itu hendaknya dikelola
dengan menerapkan fungsi- fungsi manajemen. Tujuan manajemen perkantoran antara
lain:
1.
Berikan semua
keterangan yang lengkap bagi yang memerlukan, guna pelaksanaan. Tugas
organisasi secara efisien.
2.
Memberikan catatan dan
laporan, yang bermanfaat dan biaya yang sesuai .
3.
Membantu
organisasi/perusahaan, memelihara serta memenuhi kebutuhannya.
4.
Memberikan pekerjaan
tata usaha yang cermat dan memberi pelayanan secara efektif kepada para
langganan atau mitra kerja.
5.
Membuat catatan secara
lengkap, relevan, up to date (tidak terlambat), akurat, dan dapat dipertanggung
jawabkan.
G. Karatreristik Administrasi Perkantoran
1. Bersifat Pelayanan
Pekerjaan kantor adalah melayani pelaksana pekerjaan operasional
(tugas-tugas pokok kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi.
G.R. Terry menyebutkan bahwa pekerjaan kantor sebagai
pekerjaan pelayanan (service work). Yang berfungsi memudahkan dan meringankan.
Pekerjaan kantor berperan membantu pekerjaan-pekerjaan lain, agar dapat
berjalan lebih berdaya guna.
Herry L. Wilie dan Robert P. Brecht menyebutkan, pekerjaan
kantor berperan sebagai satua organisasi pelayanan (service unit) yang
bertujuan memberikan pelayanan kepada bagian dalam organisasi atau perusahaan.
Dalam perusahaan, pekerjaan kantor tidak langsung mendatangkan laba,
sebagaimana dilakukan oleh pekerjaan operatif atau lapangan misalnya bagian
produksi atau penjualan. Namun produksi atau penjualan tersebut dapat berhasil
dan menguntungkan, apabila pekerjaan kantor berhasil melayani kebutuhan
produksi atas penjualan trsebut.
2. Merembes Segenap
Bagian Organisasi
Oleh karena pekerjaan kantor bersifat pelayanan terhadap semua
pekerjaan operatif.
3. Dilakukan Semua Pihak
Sebagai akibat perembetan pekerjaan kantor ke segenap bagian
organisasi, maka pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang yang ada dalam
organisasi tersebut. Meskipun pekerjaan kantor dapat menjadi tugas sekelompok
pegawai (misalnya bagian tata usaha), akan tetapi pekerjaan itu akan menjadi
monopoli kelompok pegawai tersebut. Pekerjaan kantor akan dilakukan oleh
pejabat pimpinan tertinggi (dengan tidak mengubah kedudukannya) sampai pegawai
terendah. Misalnya seorang direktur menelepon kantor lain untuk menghimpun data
atau keterangan yang diperlukan atau sebaiknya menerima telepon dari kantor
lain. Seorang mandor pabrik mencatat para pekerja atau karyawan yang
tidak masuk atau yang lembur tanpa mengurangi tugas pokoknya
sebagai mandor. Seorang pegawai rendah, selain bertugas membersihkan kantor
sering pula mendapat pekerjaan mengantar surat dan mengisi buku ekspedisi.
H. Azas-Azas Administrasi Perkantoran
Prinsip Manajemen
adalah suatu dasar/ azas bagaimana manajemen itu dilakukan agar
mendapatkan hasil yang maksimal, sehingga sesuai dengan kondisi yang
diharapkan.
Frederick Winslow
Taylor (Prinsip Manajemen Ilmiah) 1856 – 1915
1. Pengembangan metode-metode ilmiah dalam
manajemen, agar, dapat ditentukan metode yang paling tepat/ terbaik untuk
pelaksanaan setiap pekerjaan dapat ditentukan
2. Seleksi ilmiah untuk karyawan, agar setiap
karyawan dapat diberikan tanggung jawab atas
sesuatu tugas sesuai dengan kemampuannya
3. Pendidikan dan pengembangan ilmiah para
karyawan
4. Kerjasama yang baik antara manajemen dan
tenaga keerja.
James D. Mooney
1. Prinsip Koordinasi, meliputi: wewenang,
saling melayani, doktrin (perumusan tujuan) dan disiplin
2. Prinsip Skalar, meliputi: kepemimpinan,
delegasi dan fungsi
3. Prinsip Fungsional, yakni: fungsionalisme
bermacam-macam tugas yang berbeda
4. Prinsip Staf, yakni: perbedaan yang jelas
antara staf dan lin